Trabajo de alto rendimiento: el método GTD

Método GTD: Getting Things Done, creado por David Allen, a partir de su libro Organízate con eficacia. La idea es que lo urgente no ocupe el espacio de lo importante. Sabes de qué te hablo, ¿no? Las tareas, los mails, los informes, las citas, las fechas… todo se acumula, todo es para ¡ya! Vivimos en alerta continua y con la sensación de estar “siempre apagando fuegos”.

Un previo: Stephen Covey habla de los 4 cuadrantes para gestionar el tiempo:

¿Qué sucede en cada cuadrante?

Ejemplos del Cuadrante I: crisis, presiones, proyectos o trabajos con fecha de entrega o vencimiento, familias, alumnos o profesores con peticiones de urgencia… Pasamos demasiado tiempo en este espacio, al rojo vivo.

Ejemplos del Cuadrante II: relaciones personales, nuevas oportunidades, planificación del futuro, actividades preventivas, crecimiento personal, ocio, diversión… Este es el cuadrante de la planificación, del avance. Deberíamos estar focalizados aquí la mayor parte del tiempo.

Ejemplo del Cuadrante III: interrupciones, email, reuniones, llamadas, actividades diversas, presiones familiares… Si lo puede hacer otro, delega; si se puede agendar, hazlo.

Ejemplos del Cuadrante IV: detalles insignificantes, ladrones de tiempo, algunos email y llamadas, WhatsApp, redes sociales… este cuadrante nos lleva a la tan temida procrastinación.

¿Quién no ha pospuesto tareas? ¿Quién no ha procrastinado? ¿Quién no ha perdido el tiempo? ¿A quién no se le ha llenado la cabeza de tareas pendientes hasta el punto de paralizarnos o bloquearnos?

No se trata tanto de gestionar el tiempo cuanto de poner éste a nuestro servicio y favor.

Cinco principios para llevar a cabo el método GTD:

1. 1. Saca, literalmente, de tu mente todas las tareas que tienes que hacer.

      Tareas, ideas, eventos, proyectos… Cuántas más tengas en tu cabeza, más difícil es gestionarlas. Libérate. Libera ese valioso espacio mental. Vuélcalas en listas, en agendas, en subcarpetas de mail… Algunas aplicaciones que te pueden servir para esto y que seguro conoces: ToDoist, Evernote, FacileThings, Focus To Do o Trello, ¿te suenan? Revisa estos espacios una vez a la semana.

   2. Procesar

      Estupendo, ya tienes las tareas ordenadas. Ahora, toma decisiones sobre ellas. Puedes:

      1. Eliminar la tarea.
      2. Realizar la tarea.
      3. Delegar la tarea.
      4. Posponer la tarea.

      Y no olvides, también, en torno a ellas:

      • Termina la que empieces.
      • No más de una a la vez. Lo de la multitarea es una trampa.
      • Evita reprogramarlas.
      • Toda acción que requiera un tiempo breve, acométela. Toda tarea que pueda ser solventada en dos minutos, a por ella. Es La regla de los dos minutos.

   3. Organizar

      1. Próximas acciones
      2. Proyectos
      3. En espera
      4. Algún día / Quizá

      No olvidar el concepto de simplicidad, cuanto más simple y sencilla sea la forma de organizarse, mejor.

   4. Hacer

      Hacer, acometer. Ojo con dedicar excesiva energía a organizar las tareas, pero no terminar nunca de aterrizar en su ejecución. El objetivo es éste y no todo lo anterior. Que la preparación de algo no te lleve más tiempo que su realización.

   5. Revisar

      Este es el paso que te permite valorar y evaluar tu eficacia, tu productividad.

Método DTD para ti, orientador, que tienes más trabajo del que puedes acometer. O para que orientes a tus alumnos que también tienden a tener mucho en mente y la puesta en acción les cuesta mucho.

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